Preguntas frecuentes · Actualizadas en octubre de 2026
El registro de jornada, pregunta a pregunta
Las dudas que más nos plantean las pymes sobre el fichaje, con respuestas cortas y la norma de la que salen.
Quién tiene que fichar
- ¿Es obligatorio fichar en el trabajo?Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas tienen que registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona con contrato laboral, sea cual sea su tamaño o sector.
- ¿Quién está exento de fichar?Quedan fuera el personal de alta dirección y quien no tiene contrato laboral, como los autónomos sin empleados o los socios que no son trabajadores. Mandos intermedios y cargos de confianza sí tienen que fichar.
- ¿Tienen que fichar los autónomos?Un autónomo no tiene que registrar su propia jornada. Pero si tiene personas contratadas, debe llevar el registro de jornada de cada una de ellas, igual que cualquier empresa.
- ¿Qué pasa si un trabajador no ficha o se niega a fichar?La empresa sigue siendo responsable del registro, así que debe exigirlo. Negarse a fichar es incumplir una orden de trabajo, y la empresa puede aplicar el régimen disciplinario de su convenio colectivo.
- ¿Qué pasa si la empresa no tiene sistema para fichar?Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros. Además, si hay contratos a tiempo parcial sin registro, la ley presume que son a jornada completa.
- ¿Hay que fichar en teletrabajo?Sí. La ley de trabajo a distancia exige que el registro refleje fielmente el tiempo que se dedica a trabajar, con el momento de inicio y de fin de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Cómo llevar el registro
- ¿Es legal llevar el registro de jornada en papel?Hoy sí. La ley vigente no impone un formato, así que el papel es válido si el registro es diario, fiable y se conserva cuatro años. El proyecto de Real Decreto lo dejaría de admitir.
- ¿Sirve una hoja de Excel para el registro de jornada?Hoy es un formato válido, pero débil: una hoja de cálculo se puede modificar sin dejar rastro, y eso le resta fiabilidad. El proyecto de Real Decreto exige un registro digital y trazable, que una hoja editable no cumple.
- ¿Qué hago si alguien se olvida de fichar?Se corrige el día con la hora real, dejando constancia de quién pidió el cambio, quién lo autorizó y por qué. Lo que no conviene es reescribir el registro sin dejar rastro.
- ¿Puede un compañero fichar por otro?No debería. Un registro en el que unos fichan por otros no refleja la jornada real y pierde su valor. El proyecto de Real Decreto exige que cada persona fiche personalmente.
Qué registrar y cuánto tiempo
- ¿Hay que fichar las pausas para comer o el café?La ley vigente solo exige registrar el inicio y el fin de la jornada. Pero si no registras las pausas, será difícil demostrar que no fueron tiempo de trabajo. El proyecto de Real Decreto obligaría a registrarlas.
- ¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?Cuatro años. Durante ese tiempo tiene que estar disponible para las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
- ¿Qué datos debe tener el registro de jornada?Hoy, la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona cada día. El proyecto de Real Decreto añade las pausas, si el trabajo es presencial o a distancia, el tipo de horas y los totales diarios y mensuales.
- ¿Hay que registrar las horas extra?Sí. Las horas extraordinarias se registran día a día y se suman en el periodo de pago del salario, y la persona trabajadora recibe una copia del resumen con su nómina (artículo 35.5 del Estatuto).
- ¿Puede un trabajador pedir una copia de su registro?Sí. El registro debe estar a disposición de cada persona trabajadora. Quien trabaja a tiempo parcial recibe además cada mes el resumen de sus horas junto con la nómina.
Privacidad y métodos de fichaje
- ¿Se puede fichar con el móvil personal?Sí, la ley no lo prohíbe y es lo más cómodo para muchas pymes. Conviene que la aplicación no recoja más datos de los necesarios, como la ubicación, y ofrecer una alternativa a quien no quiera usar su teléfono.
- ¿Es legal fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?Es muy arriesgado. Para la Agencia Española de Protección de Datos, la huella y la cara son datos biométricos de categoría especial y, con carácter general, no ve base legal para usarlos solo para controlar la presencia.
- ¿Puede la empresa usar el GPS al fichar?La ley de protección de datos permite la geolocalización para el control laboral si se informa antes a la plantilla. Pero no hace falta para registrar la jornada, y el proyecto de Real Decreto la limitaría a lo estrictamente necesario.
Organizarlo en tu empresa
- ¿Necesito el acuerdo de la plantilla para implantar el control horario?Depende. El sistema se organiza por convenio colectivo o acuerdo de empresa y, si no lo hay, lo decide la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla. Si no hay representantes, decide la empresa.
- ¿El registro de jornada es compatible con el horario flexible?Sí. El registro no obliga a tener un horario fijo: solo deja constancia de cuándo empieza y termina cada jornada. Precisamente con horario flexible es la mejor forma de demostrar las horas trabajadas.
- ¿Cuánto cuesta un sistema de control horario?Para una pyme suele costar unos pocos euros al mes por persona. La memoria del proyecto de Real Decreto estima unos 4,62 € por trabajador y mes. Ficha Digital es gratis hasta 3 personas y después cuesta 3 € por persona al mes.
Guías completas
El registro de jornada, explicadoQué exige hoy el artículo 34.9 del Estatuto y qué datos guardar.¿Es obligatorio el fichaje digital?En qué punto está el Real Decreto y cuándo entraría en vigor.Multas por no registrar la jornadaCuánto puede costar no llevar el registro, según la ley vigente.Registro de jornada en teletrabajoCómo fichar desde casa y qué exige la ley de trabajo a distancia.Registro de jornada a tiempo parcialResumen mensual, horas complementarias y la presunción de jornada completa.Plantilla de registro de jornadaHoja de Excel gratuita con los cálculos hechos.
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